クラウド会計を使うメリットの１つが銀行(ネットバンキング)との連携です。
ネットバンキングのデータをクラウド会計が自動的に取得して、自動的に取引仕訳を作ってくれます。
特に
- 銀行の「預金残高」
- 会計ソフトの残高
を自動的に合わせてくれる点が重要です。
「そんなの当たり前だよ」
と思うかもしれません。
でも、「手入力」で取引を入力していると、月末の残高が預金残高と一致しないことはよくあります。
毎月必ず残高を合わせるだけで、経理の手間が減りますよ。
※私が使っている会計ソフトはこちら
- 個人事業：マネーフォワード確定申告
- 会社：マネーフォワードクラウド会計
預金残高は合って当たり前？
手入力の場合、通帳や入出金明細を見ながら取引を１個ずつ会計ソフトに入力します。
毎月の取引の数が少なければ間違いも少ないかもしれませんが、それでもたまに
銀行の「預金残高」と「会計ソフトの残高」が合わない
ということが起こります。
「あれ？ おかしいな」
と思って、「通帳の各取引金額」と「会計ソフトの入力した金額」を１個ずつ突き合わせします。
正直、この間違いに10分、あるいは1時間費やしても、それは
1円の売上にもならないムダな時間
です。
なぜ預金残高と合わないの？
原因としては
- 入力する金額を間違えていた
- 取引の入力自体が漏れていた
- １つの取引を２回入力していた
などがあります。
特に起こりやすいのは「入力する金額を間違えていた」ミスです。
例）
- 「3,096」を「3,069」と入力した
- 「1,000」を「100」と入力した
手入力したら、必ず「月末」の預金残高と会計ソフトの残高が一致しているかを確認しましょう。
税理士も、まず初めに「会計ソフトの残高」が預金残高と合っているかを確認します。
複式簿記は、借方と貸方の金額が最終的に一致しますが、その中でほとんどを占めるのは普通預金です。
預金残高が合っていないのに、他のもの（売上や経費）を確認するのは危険です。
まずはしっかり「会計ソフトの残高」を預金残高に合わせてから他の項目を見ていきます。
クラウド会計なら残高一致が前提
クラウド会計でネットバンキングの銀行連携ができていれば、「預金残高」と「会計ソフトの残高」を合わせる必要はありません。
ネットバンキングの入出金データをそのまま流し込むので、自分で勝手に消したりしなければ、間違いようがありません。
先ほどの預金残高と一致しない原因としてあげたミスは、起こらないのです。
- 入力する金額を間違えていた
- 取引の入力自体が漏れていた
- １つの取引を２回入力していた
→すべて自動的に入力するので防げる。
預金残高と合ってない決算書は信用できない
当たり前ですが、預金残高と合っていない決算書は、信用できません。
合っていないということは、途中のどこかが「おかしい」からです。
決算書を他人が見る機会としては次の場合があります。
- 税務署への法人税の申告書を提出するとき
- 銀行から融資を受けるとき
自分がコンサルティングをしている顧客企業には、すべての銀行口座について年度末時点の残高証明書をとるようにお願いしています。
・・・ただし、残高証明書は手数料が数百円かかるので、ひとり会社では無理してやる必要はありません。
その代わり
- 年度末の預金残高が載っている通帳のページのコピーをする（またはネットバンキングの入出金明細を印刷する）
- 決算書(貸借対照表)の各預金残高と一致しているか確認する
- 決算書と一緒にファイリングして残す
を徹底したいところです。
これだけで、おかしな決算書を作る可能性がかなり減ります。
最後に
私の会社と個人事業は、クラウド会計（マネーフォワード）を使っています。
- 個人事業：マネーフォワード確定申告
- 会社：マネーフォワードクラウド会計
「弥生会計」でも「freee」でも、自分が使っている金融機関と連携できるならどれでもいいです。
３つとも試して、実際に試して直感的に合うものを選ぶのがおすすめです。
特に個人口座では連携できるのに、法人口座は対応していない場合もあります。
ネットバンキングと連携した方がムダな時間を使わなくてすみます。
銀行口座を作るときには
- ネットバンキングは無料で使えるか
- 会計ソフトと連携できるか
も判断基準にしてみてください。
法人口座の場合、メガバンクや地方銀行、信用金庫は有料でムダな手数料がかかってしまいます。
ひとり会社なら、手数料が無料になるネットバンクやゆうちょ銀行がおすすめです。
関連>>【ひとり会社設立体験談】銀行口座をメガバンク、地方銀行、信用金庫、ゆうちょ、ネットバンクで作った感想
