会社を辞めてひとりで仕事をするようになってから気をつけているのが
「データのバックアップ」
です。
今回はデータのうち「会計データ(仕訳から決算書類まで)」のバックアップの話です。
Twitterでアンケートをとったところ、次のような結果になりました。
個人事業も会社も、普段はクラウド会計ソフトで自動的に保存しています。
- 個人事業：マネーフォワード確定申告
- 会社：マネーフォワードクラウド会計
そして、決算が終わったら紙で帳簿・決算書類を印刷して保存しています。
私が採用していないバックアップ方法
パソコンに保存
ちょうどこの記事を書いている１年前の夏にパソコンが壊れました。
買ってから１年経ってなくて、初期不良に当たってしまいました。
会社の決算書類を作っていた私は、動かないパソコンをあきらめました。
そして予備のパソコンを起動し、使っているマネーフォワードを開いて再開しました。
忙しいときに限って壊れるんですかね。。。
実はその前にも使っていたパソコンが動かなくなって困って、次の対策をしました。
- パソコンにデータを残さずクラウド会計に保存
- 予備のパソコンをいつでも起動できるようにしておく
結果、２回目の故障(１年前の夏)のときにはスムーズに対応できたわけです。
もしデータがなくなったら、再び入力が必要です。
でも、結構心が折れます。。。
決算の作業をしているときに壊れたらやってられません。
パソコンの中にだけデータを保存していたらと考えると、今でもゾッとします。
USBメモリに保存
「パソコンではなく、USBメモリや外付けHDD(ハードディスク)でバックアップをとればいいのでは？」
と思う人もいると思います。
その通りです。
・・・こまめに手動でバックアップを取っていれば、ですね。
私は
「やろうやろう」
と思って放置しているうちにパソコンが壊れる可能性があります。
そのため、この方法は採用していません。
dropboxに保存
バックアップを取ってdropboxなどのクラウドサービスで保存する方法もいいと思います。
・・・こまめに手動でバックアップを取っていれば、ですね。
というわけで、この方法も私は採用していません。
クラウド会計ソフトに保存する方法
結局、こまめにバックアップを取らない自分に合っているのが
クラウド会計ソフト
を使う方法です。
- 個人事業：マネーフォワード確定申告
- 会社：マネーフォワードクラウド会計
もし無料でやりたいなら、「クラウド円簿」というソフトがあります。
※有料のクラウド会計ソフトと違って、ネットバンキングやクレジットカードのデータと連携できませんが、取引(仕訳)の数が少ないマイクロ法人なら十分です。
特に何もしなくてもクラウド会計自体が保存してくれます。
だからパソコンが壊れてもすぐに再開できます。
決算後に印刷して保存
あまり想定していませんが、クラウド会計ソフトの会社が
- サーバーダウン
- 過去のデータ消失
- 突然のサービス停止
といった異常事態が起こる可能性もあります。
そして原則として「紙」で保存するというルールもあります。
私は、決算が終わったらすぐに次の書類を印刷しています。
- 決算書類(損益計算書、貸借対照表など)
- 仕訳帳
- 総勘定元帳(補助元帳も)
- 固定資産台帳
ここに合わせて
- 税務申告書(所得税/法人税/消費税)
- 勘定科目内訳明細書、事業概況書(会社の場合)
- 領収書(A4用紙に貼って整理)
などと一緒に、キングジムの「キングファイル」にとじて保管しています。
かなり表紙がしっかりしていて企業の経理事務でも使われるファイルです。
書類を立てて保存したい人にはおすすめです（安くはないですが）。
私は会社でメインの事業をやっているので
- 会社：「１年」ごとにキングファイル１冊
- 個人事業：５年まとめてでキングファイル１冊
くらいで使っています。
紙で保存するのが原則ですが、電子データで保存する方法も認められています。
ただ、私は領収書をほとんど「紙」でもらうので、今のところ電子データにするつもりはありません。
なお、Amazonの領収書など「電子データで受け取るもの」については、2024年(令和6年)1月から電子データによる保存が義務付けられます。
今は「紙」で保存していますが、2024年以降はマネーフォワードクラウドBoxで対応する予定です。
※マネーフォワード確定申告・会計を使っている人は、クラウドBoxを無料で使えます。
最後に
今回は私の会計データの保存方法についてご紹介しました。
自分の状況に合わせて負担のない方法を選びましょう。
＜私が使っているソフト＞
- 個人事業：マネーフォワード確定申告
- 会社：マネーフォワードクラウド会計
＜無料のクラウド会計＞
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