時間管理

時間管理術やタスク管理術の本を200冊以上読んだけど、「タスクを減らす」のが最優先という話

タスクを減らす

今回は時間管理やタスク管理に関する話です。

最初に結論を書くと、

時間管理術やタスク管理術を駆使する前に

タスク自体を減らす

のを最優先にしています。

昔は

今あるこれらのタスクをどうやってうまくこなすか?

ばかり考えていました。

今は

そもそもこれらのタスクをどうやって減らすか?

を考えて行動しています。

20代前半で仕事を覚えたての頃は、あまり時間管理、タスク管理、効率化なんて考えずに、どんどんチャレンジした方がいいと考えます。

そもそもある程度、非効率でいいから量をこなさないと見えるものも見えてこないからです。

でも、20代後半あるいは30代以降、仕事に慣れた頃に一度、立ち止まって考えるときのヒントになれば幸いです。

30代前半は「どうやってうまくこなすか」だった。

私は子どもが生まれてからの30代前半は

  • 6時起床、子どもの朝食
  • 7時に保育園→通勤
  • 9時から21時まで仕事
  • 22時に帰宅
  • 22時~24時で家事育児
  • 24時から27時まで副業
  • そのあと3時間寝る

という生活を5年間送っていました。

とにかく仕事・家事・育児・副業でタスクが盛りだくさんです。

時間管理・タスク管理は自分にとって毎日の課題でした。

手帳は真っ黒で、その日の予定とToDoリストがスキマなくびっしりと書かれていました。

時間管理・タスク管理、あるいは効率化や手帳術など、それ系のビジネス書は200冊以上(大好物です)読んでいろいろと試しました。

・・・そして、ほとんどうまくいきませんでした

会社を辞めたら急に「管理が不要」になった。

一方、会社を辞めてからの30代後半は、毎日の予定はあっても1つにしています。

「なんだ、会社を辞めろってことか、そんなのムリムリ」

という話ではありません。

ここで言いたいのは

そもそもタスク量、多すぎませんか?

ということです。

自分の30代前半を振り返ってみると、タスク量が多すぎました。

1日24時間しかないのに全部つめこみ、睡眠時間を削ってごまかしていました。

すべて「やらなければならない」と思っていました。

しかし、一歩間違えると肉体的・精神的に破綻(はたん)するところでした。

30代前半と後半で両極端な状態になったからこそ、

そもそもこれらのタスクをどうやって減らすか?

が大事だと気づけました(もっと早く気づきたかったですが)。

タスクを減らすためにやっていること

ここからは、タスクを減らすために自分がやっていることを具体的に紹介します。

(1) メインの仕事の記録をつける

「何にどれくらいの時間がかかっているか」

を知らないとタスクを減らしようがないので、記録をつけます。

いきなり全部について細かくやると疲れるので、メインの仕事1つだけを分解して

何が減らせるか?

「順番を変えるとどうなるか?」

「忙しい時期にやらなくてすむ方法はないか?」

「自分がやらずに他人やITに任せることはできないか?

を考えます。

自分の仕事の場合、お客さん側で作業的なことはやってもらって(その分、料金はお得にする)、タスクを減らしているパターンもあります。

関連>>【好きなことがなくても大丈夫】嫌いじゃないことで生きていく。そして嫌いなことは他人に任せる。

関連>>【ひとりだけど独りじゃない】事業で成功し続けるための「自分だけのチーム」作り

家事や育児でも細かくやっていることを洗い出してみるだけでも発見があります。

※さらに夫婦の分担を書き込むと、パートナーへの不満が爆発する可能性もあります。

(2) とりあえずやめてみる

「なんとなくやっているもの」

があれば、とりあえずやめて様子をみます

とても身近な例で言えば

  • 昔:洗濯物をたたんで衣装ケースにしまう
  • 今:子どもたちの分はたたまずに、それぞれのカゴに入れて終わり

というような感じです。

それで問題があれば戻せばいいし、問題なければやめてしまいます。

なお、会社員の仕事については自分の判断で勝手にやめると問題になることもあるので、必ず上司と相談して進めましょう。

※上司が聞いてくれない?それは別の問題だ。

実際、会社員時代に「仕事の記録」をつけて、時間・手間的に考えて、あまりにおかしい業務がありました。

上司に相談してとりあえずやめて、「これはいらないね」となったケースもあります。

(3) 余計なタスクを予防する

既にやったことがある仕事は「最初から最後までの流れ」が見えているので

「これくらいの時間ですむな」

「ここは自分でやらなくていいな」

となんとなくわかっています。

一方、新しい仕事は何が起こるか見えていません。

着手が遅れて、そういうのに限って後で余計なタスクが発生し、冷や汗かきながら対応という経験がありました。

そこで新しい仕事を受けたら最初に全力で集中してやるようにしています。

これは今あるタスクを減らすというよりも

将来の余計なタスクを発生させない

という予防的なものです。

仕事に限らず、家事や育児でも同じです。

子どもが食べ物や飲み物をぶちまけてもすぐに後始末ができる仕組みを考えておけば、余計な仕事は減ります。

※子どもたちはイレギュラーすぎるので予防策をはりまくっています(涙)

(4) 「やらないことリスト」を作る

タスクについて試行錯誤をしている中で、

自分にとって

「何をするか」

何をやらないか

というものが見えてきます。

言語化してリストを作りましょう。

「何をやるかよりも何をやらないかの方が大事

というのは先人たちの教えで、自分も「やらないことリスト」を作っています。

詳細は次の記事に書いています。

関連>>ひとり会社を続けるための私のやらないことリスト

最後に

今回は、時間管理・タスク管理の前に「タスク自体を減らす」ことを提案しました。

時間管理術・タスク管理術に関する本は大量に読みました。

その中で自分にとって1番役に立ったのは『エッセンシャル思考』という本です。

この本では「やらなくては」「どれも大事」「全部できる」という罠から抜け出すために

  1. 「やらなくては」ではなく「やると決める
  2. 「どれも大事」ではなく「大事なものはめったにない
  3. 「全部できる」ではなく「何でもできるが、全部はやらない

という考え方(エッセンシャル思考)を提案しています。

より少なく、しかし、より良く

を仕事でも家事でも育児でも意識するようにして日々送っています。

もっと早く気づきたかったのです。

残念ながら日々の大量のタスクに追われていた30代前半の自分は、タスクを「減らす」よりも「こなす」ことに目が向いていました。

もちろん、がむしゃらになって仕事・家事・育児・副業をしたおかげで、現在、セミリタイアしているので、決してムダだったわけではありません。

ただ、この生活を40代、50代、60代と続けられるかと言えばちょっとムリだったので、

  1. 全力で金融資本・人的資本・社会資本の「元本」を貯める時期
  2. スピードを落として「利息」で暮らす時期

という順番があるんじゃないか、と思うところです。

『エッセンシャル思考』は漫画版も出ているので、読みやすい方から読んでみてください。

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